Kamarádka se mě včera ptala: „Měli jste už ve firmě online meeting? A bylo to k něčemu? Ptám se, protože nám vždycky skoro půlhodiny trvá, než se všichni sejdeme a propojíme. Jeden mluví přes druhého, jiní zase vůbec, závěr žádný a hodina a půl v háji…„
V pokračujícím rozhovoru mi došlo, kolik chyb při pořádání porad na dálku dělají. Nedalo mi to a sepsal jsem vám zásady, které rapidně zvyšují efektivitu a přínos on-line porad – zde jsou:
#1 – On-line porady jsou nutné – dělejte je
Pokud je vynecháte, dříve nebo později se vám váš tým rozpadne. Je to základní pilíř soudržnosti při komunikaci na dálku. Je to chvíle, kdy jste virtuálně opravdu „ve firmě“.
#2 – Mějte jasný záměr porady
Určete si, zda jde o poradu zaměřenou na fakta, čísla, výsledky, diskuzi nad nějakým tématem, nebo např. tvořící – tzv. brainstorming. Podle toho přizpůsobte čas i účastníky porady. U porad totiž nemusí být vždy všichni.
#3 – Mějte dopředu stanovené body porady
Nasdílejte si mezi sebou program alespoň 2 hodiny předem. Tím umožníte, aby se na poradu mohli všichni včas připravit. Není nic horšího, než se jen tak sejít, „vytahovat“ nová témata a ta za pochodu řešit. Vyhnete se planým diskuzím a budete poradu směřovat k předem stanoveným cílům.
#4 – Buďte všichni dochvilní
Netolerujte opozdilce. Uvědomte si, že každé prodlení a čekání vás všechny stojí peníze – ušlý výdělek/plat účastníků, nájem, drahocenný čas. Pokud nevíte, jak dochvilnosti docílit, zaveďte hru Milujeme sponzory. Je nesmírně účinná 🙂.
#5 – Používejte kamery, jenom zvuk nefunguje
Video má jednu úžasnou vlastnost. Vidíte, zda máte pozornost účastníků, zda berou poradu vážně, zda nikam neodcházení nebo nesurfují na telefonu.
#6 – Mějte porady hned ráno
Je to skvělý způsob, jak sobě i druhým nastavíte pracovní režim. Tím, že je to video-meeting, automaticky to donutí lidi včas vstát, obléci se, oholit/nalíčit se, najíst se, uklidit si na stole a být ve chvíli spuštění „na značkách“. Z toho vyplývá i další bod.
#7 – Konzumace jídla na poradu nepatří
Divili byste se, jak přitahuje pozornost účastníků jídlo kolegy na stole. A já věřím, že asi nechcete, abyste strávili kus porady řečmi, co kdo snídal, na co má kdo chuť, co komu nechutná a z čeho a kdy bylo komu špatně.
#8 – Porady dělejte ideálně každý den
A ideálně ráno, jak jsem zmínil výše. Porada nemusí být dlouhá, klidně jen 15 minut, při které každý řekne, co od minule udělal, na čem pracuje a co potřebuje ke své práci dál.
#9 – Dělejte zápis z porady
Jeden z vás by to měl mít na starosti. Zapisuje klíčové informace, dohody, nápady a úkoly, které během porady zazněly. Zápis by měl mít každý k dispozici ideálně v nějakém sdíleném dokumentu. Je možné poradu nahrávat a videozáznam si uložit. Pokud vám to nevadí a dohodnete se na tom, tak to určitě dělejte.
#10 – Předejte si úkoly
Úkoly, které vyplynuly z porady, není dobré nechat jen v zápisu z porady. Přepište je do nějakého on-line systému, task-manageru, aby byly konkrétně přiřazeny k daným lidem. Budete schopni v reálném čase sledovat, jak lidé úkoly plní.
#11 – Rozejděte se s dobrou náladou
Nálada, která bude na poradě vládnout, zároveň tvoří náladu a kulturu firmy. Obzvlášť to platí pro firmy, které mají minimální osobní kontakt a jedou hodně on-line. Pokud chcete někomu něco vytknout, nechte si to na později, kdy spolu budete v kontaktu jeden na jednoho. Trocha legrace neuškodí. Závěr porady vždy udělejte tak, abyste odcházeli s příjemným a dobrým pocitem.
Chce to trochu cviku, ale věřte, že pokud dodržíte těchto 11 zásad, zjistíte, jak mohou být video-meetingy efektivní, a už se jich nebudete chtít vzdát.